Utilisation de la carte carburant entreprise : quelles sont les règles ?

La carte carburant entreprise est destinée aux professionnels ayant à gérer les dépenses en carburant de leurs équipes : les entreprises de toute taille, les associations caritatives, les sociétés publiques, etc. Tous les collaborateurs peuvent à priori être bénéficiaires de ce moyen de paiement, ainsi que les dirigeants et mandataires sociaux. Toutefois, chaque entreprise peut décider de le réserver à des salariés spécifiques, si elle le désire. Diverses catégories de véhicules sont compatibles : une voiture de fonction, les véhicules de services, et les voitures personnelles des employés lorsque celles-ci sont utilisées dans le cadre de trajets professionnels !

Quelles sont les utilisations autorisées de la carte carburant entreprise ?

Les prestataires de cartes carburant comme E.Leclerc permettent aux entreprises de réguler le recours aux cartes en paramétrant finement les règles d’utilisation : il est ainsi possible de limiter leur usage à certains jours de la semaine, certains horaires, ou à certains carburants et services sélectionnés à l’avance. Les gestionnaires de flottes peuvent également imposer un plafond d'utilisations ou plafond de dépenses par jour, et adopter des règles différenciées selon les collaborateurs pour payer notamment l'essence de leur voiture de fonction. Par ailleurs, la carte essence pour salariés est un service sécurisé, qui peut être réservé à un seul et unique véhicule, et le paiement peut être protégé par un code secret. L’utilisation de la carte essence pendant un préavis de licenciement est possible, car les avantages sont conservés.

Quelles sont les utilisations non autorisées de la carte carburant entreprise ?

Grâce aux dispositifs de protection cités précédemment, les utilisations frauduleuses de la carte essence par des tiers ou des salariés malveillants sont rares. Cependant, le risque 0 n’existe pas, et il est important de se protéger contre d’éventuelles fraudes : paiement avec la carte essence pour une utilisation personnelle, gonflement des données kilométriques, remplissage de véhicules non autorisés, achat d’un carburant non accepté, utilisation de la carte carburant pendant un arrêt-maladie, etc.
 
Cela peut se faire par la prévention, en mettant en place une note de service sur l’utilisation carte carburant, ou une charte d’utilisation de la carte carburant entreprise à signer par les salariés, prévoyant des sanctions appropriées en cas de violation. Avec certains outils de gestion de flotte, il est aussi possible de repérer aisément les fraudes en vérifiant la cohérence entre le carburant acheté et le kilométrage effectué, et ce pour chaque véhicule.

Carte carburant volée : quels sont les risques en termes d'utilisation ?

Le fait pour des individus d’utiliser des cartes carburant volées, pour leur consommation personnelle ou dans l’idée de revendre l’essence, est un délit. D’ailleurs, une condamnation pour vol, recel de vol et escroquerie est monnaie courante dans ce cas d’utilisation abusive de la carte essence, associée à une peine de prison ferme ou avec sursis en fonction de la gravité de la situation, dès lors bien sûr que la société lésée décide de porter plainte et d’agir en justice. Un remboursement des sommes volées à l’entreprise est aussi de mise, à l’issue du procès, pour les escrocs. En revanche, le fait d’utiliser une carte carburant volée sans s’inquiéter de sa provenance donne lieu à de simples travaux d’intérêt généraux.

Quelles sanctions sont prévues pour mauvaise utilisation de la carte carburant entreprise ?

Dans le secteur public, une utilisation abusive de la carte carburant par un employé ou élu est constitutif d’un « détournement de fonds publics », qui peut se traduire par des poursuites judiciaires, en plus d’une possible révocation pour un fonctionnaire. Dans le secteur privé, la mauvaise utilisation de la carte carburant entreprise, la sanction disciplinaire est également justifiée, et celle-ci va jusqu’au licenciement pour « cause réelle et sérieuse » ou licenciement « pour faute ». Toutefois, l’employeur doit prouver que l’usage est bel et bien abusif, et qu’il n’a pas été négligent dans la gestion des cartes carburant des salariés. Mais si l’entreprise s’est montrée trop laxiste par le passé ou a tardé à réagir, la faute du salarié ne pourra pas être caractérisée, dans le cadre du licenciement pour utilisation de la carte essence abusive.

Puis-je utiliser la carte carburant entreprise pour d'autres services chez E.Leclerc ?

Votre partenaire E.Leclerc propose des services annexes, en complément de la gestion des frais de carburant. Pour vos collaborateurs, ces services englobent : le franchissement rapide des péages en association avec les badges Liber-T, l’accès aux parkings Vinci, le paiement sécurisé des frais d’entretien dans les centres E.Leclerc Auto et des frais de lavage dans les centres des magasins E.Leclerc, le paiement sécurisé des achats réalisés dans les stations-service E.Leclerc, etc. Concernant le gestionnaire de flotte, les services prévus incluent entre autres le paramétrage centralisé et rapide des cartes carburant E.Leclerc, le suivi en temps réel des utilisations, des alertes automatisées en cas d’usage abusif, et la production de rapports et bilans mensuels pour optimiser les dépenses en carburant.