Comment établir un cahier des charges pour son parc automobile ?

À quoi sert le cahier des charges fonctionnel ?

Souvent inscrit dans une plus large démarche d’audit de flotte automobile, le cahier des charges fonctionnel a une principale vocation : améliorer la rentabilité d’un parc automobile en optimisant la gestion de cette flotte automobile.

Pour une entreprise qui souhaite renouveler son parc automobile, la réalisation d’un cahier des charges fonctionnel est indispensable. Ce document permet, entre autres, d’apporter une réponse précise à des enjeux particuliers, à commencer par :

• réduire la consommation de carburant des véhicules de l’entreprise ;
• se conformer aux mesures de la loi d’orientation des mobilités (ou LOM) ;
• apporter une réponse adaptée aux nouveaux enjeux du secteur…

La réalisation d’un cahier des charges fonctionnel n’est pas le seul moyen d’optimiser les coûts d’un parc automobile. Dans la gestion des dépenses de carburant, d’autres solutions existent. Avec E.Leclerc, la souscription d’une carte carburant permet par exemple aux entreprises de profiter du carburant à prix E.Leclerc pour une meilleure gestion de ce poste de dépenses.

À qui s'adresse le cahier des charges ?

Placé sous la responsabilité du gestionnaire de flotte automobile, le cahier des charges fonctionnel s’adresse aux différents partenaires de l’entreprise. Dans le cadre d’un renouvellement d’une flotte de véhicules, le cahier des charges fonctionnel informe les candidats à l’appel d’offres des attentes particulières de l’entreprise pour sa future flotte automobile. À travers ce document, tous les salariés et utilisateurs de la flotte automobile sont informés, entre autres, des objectifs fixés en termes de gestion de flotte automobile (optimiser les coûts, s’inscrire dans une démarche écologique…). Ces objectifs peuvent aussi bien être à court ou long terme.

Cahier des charges : que doit-il contenir ?

Le cahier des charges fonctionnel comporte de nombreuses informations incontournables pour gérer au mieux une flotte automobile, parmi lesquelles :

• les informations sur le parc automobile actuel de l’entreprise : nombre de véhicules, types de véhicules (citadine, berline, véhicule utilitaire léger ou VUL, fourgonnette…) ;
• les usages du parc automobile actuel de l’entreprise ;
• les informations sur le futur parc automobile de l’entreprise : enjeux, nombre de véhicules, types de véhicules, usages…
• le détail de la procédure d’appel d’offres avec, notamment, les éléments relatifs au cahier des clauses techniques particulières (ou CCTP).

La volonté de pousser un peu plus loin le contenu du cahier des charges fonctionnel avec, par exemple, une présentation de la structure dépend de chaque entreprise.

En résumé, comment réussir un bon cahier des charges ?

Méthode et précision sont les deux maîtres-mots pour réussir un bon cahier des charges et assurer la rentabilité de son parc automobile. Dans les entreprises habituées à ce type de démarche, il n’est pas rare qu’un modèle de cahier des charges fonctionnel soit mis à la disposition du gestionnaire de flotte automobile. Il suffit alors de le mettre à jour et de le personnaliser en tenant compte des nouveaux enjeux ainsi que des attentes des destinataires de ce document.