LOA/LDD, comment restituer les véhicules en fin de contrat? 

Pour maîtriser votre budget automobile, vous avez opté pour la location longue durée dans votre entreprise. Lorsque la fin du contrat approche, il vous faut restituer le véhicule dans les meilleures conditions pour conserver votre équilibre budgétaire. Bien entendu, le loueur et le locataire (vous-même) ont des intérêts divergents lors de la restitution. Voici quelques conseils pour optimiser cette étape.

1 • Relisez les procédures de restitution

Avant la signature du contrat de LLD, vous avez pris connaissance de l’ensemble des règles inhérentes à votre Location Longue Durée. C’est le moment de retrouver ce document pour vérifier point par point le protocole. La procédure de restitution doit être notifiée précisément. À défaut, demandez-la plusieurs mois avant la restitution. Il est recommandé d’anticiper l’état des lieux du véhicule, cela permet de corriger les écarts avec le contrat que vous avez souscrit.

2 • Vérifiez la grille de restitution

Le véhicule doit être restitué dans un état d’usure normale… et chacun a sa propre vision de l’usure normale d’un véhicule. C’est pourquoi le standard a été fixé par le SNLVLD (Syndicat National des Loueurs de Véhicules Longue Durée). Il convient dans un premier temps de vérifier que la grille de restitution de votre contrat est conforme à ce standard, puis de vérifier si votre véhicule entre dans cette norme.

3 • Évitez le surkilométrage ?

La vérification du compteur kilométrique quelques mois avant la restitution permet souvent d’éviter le dépassement qui peut s’avérer très onéreux. Car ensuite il est impossible de « faire marche arrière ». Le prix du kilomètre excédentaire est contractuel.
 

Astuce : Avec la Carte carburant pro E.Leclerc, votre service comptabilité peut suivre au quotidien, en ligne, les kilométrages de chaque véhicule, effectuer des statistiques, réaliser des prévisions, afin d’éviter à coup sur le dépassement.

 

4 • Effectuez les réparations

Votre contrat d’assurance prend en charge certaines réparations. Même si cela peut engendrer un malus, il est souvent préférable à la pénalité que peut appliquer le loueur. En étant conforme à la grille de restitution, vous vous assurez du moindre mal.

5 • N’oubliez pas les accessoires

Lors de l’intégration du véhicule dans votre flotte, vous avez peut-être remisé quelques accessoires : double des clefs, carnet d’entretien, autoradio, roue de secours... Cette liste d’accessoires ne figure pas dans la grille de restitution mais dans la description du véhicule. Il est temps de lister et de retrouver ces accessoires pour les réintégrer au véhicule. Cela vous évitera d’une part de devoir les payer et d’autre part de les stocker inutilement.

6 • Nettoyez le véhicule

Le véhicule doit être restitué dans un état de propreté irréprochable. Dans le cas contraire, le loueur fera effectuer le nettoyage et vous le facturera bien au-dessus du tarif du marché.

7 • Demandez l’arbitrage d’un organisme tiers

Si le véhicule est dégradé, nous vous conseillons de faire expertiser le dommage par un spécialiste indépendant. Par simple envoi de photos par email vous pouvez bénéficier de l’analyse de la détérioration en comparaison avec l’usure normale. Ce document pourra vous servir de base objective de discussion avec le loueur.

8 • Photographiez la voiture

À la restitution, le loueur va faire expertiser la voiture par des techniciens experts. Chaque rayure, chacun déchirure, chaque éclat, chaque tache, chaque défaut du moteur fera l’objet d’une mesure précise. Selon la grille, la note sera ainsi calculée. Il se peut que l’expert soit un peu zélé et qu’une rayure de 8 cm deviennent 11 cm afin de passer le seuil des 10 cm. Vos photos vous permettront de vérifier la précision de l’expertise. À défaut, il sera plus difficile de contester la facture par la suite.

9 • Ne tardez pas à contester

En cas de litige, vous avez en général moins de 10 jours pour contester. La vraie restitution du véhicule ce n’est pas quand on le rend physiquement, c’est quand on signe le procès-verbal.

En conclusion

3 mois avant la restitution il est important de relire le contrat afin d’avoir le temps de rendre conforme son véhicule.

 

Conseils de bonne conduite pour vos collaborateurs.

Vos collaborateurs sont pleinement impliqués dans le bon déroulement d’un contrat de location longue durée. Il est préférable d’être attentif. Voici quelques conseils que nous vous recommandons de transmettre à vos chauffeurs :

• Respecter l’utilisation du véhicule dans sa fonction
• Pratiquer l’éco-conduite (voir l'article : 8 conseils pour économiser du carburant)
• Ne pas effectuer de déplacements en dehors des trajets professionnels
• Entretenir la propreté du véhicule régulièrement
• Déclarer le moindre accident ou dégât immédiatement pour pouvoir effectuer les réparations sans attendre
• Effectuer un contrôle mensuel avec son manager