Fleet management pour vos véhicules d’entreprise

La gestion de flotte automobile peut prendre du temps et demande des connaissances importantes en gestion, négociation, logistique, mécanique et management humain. Dans les entreprises possédant un parc entre 10 et 50 véhicules, cela ne constitue pas forcément un post à plein temps pour un collaborateur mais demande, en revanche, une expertise réelle.

Et si vous envisagiez le fleet management? 

Le fleet management est un terme international pour désigner la gestion de flotte déléguée, ou gestion de flotte externalisée. Il s’agit pour vous de confier, à un prestataire extérieur, tout ou partie des activités liées à la gestion de votre parc automobile. Vous restez propriétaire de vos véhicules et bénéficiez de l’expertise de professionnels sur les services et les prestations dont vous avez besoin.

Aujourd’hui, avec 35 millions de véhicules d’entreprise circulant en Europe, les entreprises de fleet management ne manquent pas.

Quelles sont les prestations proposées par les entreprises de fleet management?

Conseil et choix du véhicule : Achat, location, revente, choix des contrats, négociation, crédit amortissable… chaque fois cela représente un engagement financier sur plusieurs années. Le fleet manager gère tous les contrats, obtient les cartes grises et effectue des reportings auprès de la comptabilité.

Gestion administrative : L’assurance auto est une charge qui peut peser pour votre entreprise. Il existe des contrats d’assurances de flotte auto, cela permet de négocier des conditions préférentielles mais aussi de pouvoir mieux gérer les déclarations de sinistres auprès de l’assureur. Avec des contrats de flottes auto, le fleet manager peut effectuer des économies d’échelle non négligeables. Il gère également l’optimisation des bonus/malus, les PV, la TVS…

Entretiens et suivi des véhicules : C’est la tâche la plus importante au quotidien. Le fleet manager répartit les véhicules selon les besoins de vos collaborateurs. Pour chacun il calibre le kilométrage, le territoire, les cartes carburant pro. Il s’appuie sur les statistiques de dépense pour optimiser les coûts de fonctionnement. Il maximise l’usage de chaque véhicule pour éviter des immobilisations inutiles. Il assure le suivi du kilométrage, notamment si les contrats de LOA ou de LLD prévoient des plafonds, mais aussi pour respecter le calendrier des entretiens conformément aux recommandations des constructeurs. Enfin, certains parcs automobiles sont équipés de GPS dans chaque véhicule, ce qui permet d’assurer le suivi des véhicules avec précision.

Organisation des conducteurs : Le fleet manager peut définir le planning si les véhicules sont partagés. Il va aussi gérer les sinistre, les congés, les déplacements exceptionnels, les dépassements kilométriques… tout ce qui perturbe l’organisation et demande du temps de gestion. À tout moment il faut s’adapter. Le fleet manager peut également former les chauffeurs à l’éco-conduite afin de baisser la consommation de carburant et l’empreinte carbone.

Les avantages du fleet management en deux mots

Budget maitrisé : Avec le fleet management, votre budget véhicules est contrôlé et optimisé.

Gestion simplifiée : Vous avez un interlocuteur unique qui centralise l’ensemble de la gestion.

Réponse adaptée : La prestation est à la mesure de vos besoins.

Il existe 3 types de contrats en fleet management

Le forfait : Vous réglez un forfait pour une durée, un nombre de véhicules et un kilométrage définis au préalable. Votre prestataire prend en charge les risques et notamment certains aléas financiers.

La reddition de compte : Vous êtes refacturés à l'euro près. Ce système est également connu sous le nom de paiement en frais réels. Le fleet manager gère votre flotte, optimise les coûts, négocie pour vous auprès des fournisseurs. Il est payé aux honoraires.

Le livre ouvert : Au début du contrat, votre fleet manager évalue les dépenses de gestion et vous lui versez une provision. En cours ou à la fin de la prestation, un ajustement peut avoir lieu si la mission dépasse le cadre initial.