Véhicule de fonction : comment lutter contre la fraude des employés ?

Véhicule de fonction : en quoi consistent les fraudes des employés ?

Si la très grande majorité des salariés adoptent un comportement éthique lors de l’utilisation de leur budget carburant, il existe des collaborateurs qui vont saisir cette opportunité pour commettre des abus, en utilisant la consommation de carburant pour un usage personnel, autre que celui nécessaire aux allers-retours logement-travail.  
  
Les chefs d’entreprise sont familiers avec cette pratique qui, dans les cas les plus graves, peut avoir des conséquences économiques lourdes pour la société, surtout dans les PME. Notamment lorsque de mauvaises habitudes se sont installées dans les équipes de travail, et qu’il n’existe pas de solution en place pour contrôler les consommations. 
  
En cas de possession d'un véhicule de fonction, la fraude des employés en lien avec les dépenses de carburant peut prendre diverses formes : 

•     Un employé qui remplit le réservoir de sa voiture personnelle, ou qui profite du remplissage de la voiture de l’entreprise pour prendre un ou deux jerricans sur le côté à son profit personnel. Ce sont des choses qui peuvent passer inaperçues sur de longues périodes, s’il n’existe pas de suivi rigoureux de la cohérence de la consommation avec le kilométrage des véhicules de fonction…  
•     Un employé qui gonfle les données kilométriques parce qu’il sait qu’elles ne sont pas minutieusement contrôlées lors du remboursement de ses frais, ou qui démultiplie le montant des transactions aux stations essence, en faisant des achats qui ne sont pas du tout justifiés par ses besoins professionnels.  

 
Au-delà des cas les plus fréquents cités ci-dessus, il existe des situations encore plus exceptionnelles et extrêmes, comme le fait pour un salarié fort peu scrupuleux de trafiquer les données kilométriques ou de siphonner le carburant des voitures !  

Comment lutter contre la fraude au carburant ? Quels sont les bons outils ?

Heureusement, il existe de bonnes pratiques qui permettent de décourager les abus, et de minimiser les pertes de l'entreprise causées par la fraude. La prévention, tout d’abord, peut jouer un rôle important en gestion de flotte automobile, en rappelant juste les règles de bonne conduite aux salariés et les risques encourus en cas d’abus avérés. Bien que la fraude au carburant soit un délit, certains chauffeurs n’ont pas toujours conscience de la gravité de l’acte… 
  
Ensuite, si ce n’est pas déjà fait, il est essentiel de doter votre entreprise de cartes carburant pour permettre à vos chauffeurs de régler les achats, sans avoir à avancer les fonds. Outre un gain de temps et d'efficacité dans votre gestion, celles-ci s'accompagnent de solutions de sécurisation indispensables. Par exemple, elles peuvent être associées à des codes PIN ou codes d’authentification pour mieux contrôler l’achat de carburant, et permettent la mise en place de certaines restrictions intéressantes, comme des plafonds de dépenses cohérents avec le trajet ou l’interdiction d'utilisation en dehors des horaires de travail. 
  
Un autre avantage apporté par les cartes carburant est de pouvoir instaurer un suivi extrêmement précis et détaillé, sans générer une paperasse ou bureaucratie énorme. Avec une carte carburant, votre entreprise peut effectuer une observation très fine de l’ensemble des déplacements, puis vérifier l’adéquation des dépenses avec les relevés des compteurs des voitures de la flotte. Un tel suivi serait chronophage et coûteux en personnel pour l’entreprise, sans un système classique. 
  
Les conditions d’usage de ces cartes carburant doivent être clairement définies, au travers d’une charte par exemple, mentionnant que l’utilisation abusive de ce moyen de paiement est assimilable à un détournement de fonds. De quoi en dissuader plus d’un… 

Véhicule de fonction : une carte E.Leclerc pour réduire la fraude des employés

Lors du choix du fournisseur en carte carburant, accordez une attention particulière aux services annexes tels que la fourniture d’un logiciel de gestion de flotte automobile. Cet outil permet non seulement de mieux gérer le parc automobile, mais aussi de mettre en place des outils de suivi pour pouvoir lutter contre la fraude au carburant dans l’entreprise. 
  
À ce titre, votre partenaire de confiance E.Leclerc vous propose une solution idéale avec sa Carte carburant Pro E.Leclerc qui vous apportera tout ce dont vous avez besoin :  

•     Des solutions de sécurité lors des transactions, avec l’envoi de codes secrets obligatoires pour pouvoir valider un achat dans un point de vente.  
•     L’ajout d’options vous permettant de limiter les zones géographiques dans lesquelles vos cartes peuvent être utilisées, de n’autoriser qu’un certain nombre de prises de carburant durant une journée ou semaine, et de plafonner les dépenses au cours d’un trajet donné dont vous connaissez les besoins en carburant.  
•     La possibilité de recevoir des alertes en temps réel afin de vous prévenir aussitôt de toute tentative de transaction suspecte, qui serait réalisée en infraction des paramètres ayant été définis par votre entreprise.  
•     La possibilité de faire opposition à une carte carburant spécifique, lorsque vous suspectez une fraude ou un vol de carte, directement depuis votre espace client. Là encore, cette opération a lieu en temps réel pour minimiser vos pertes.  
•     La mise en place d’un suivi de consommation de l'utilisation des cartes par chaque utilisateur ou chaque conducteur, pour vérifier l’usage en cours de trajet.